Viktige forretningsprosesser å automatisere

Hvis det er en ting  vi  alle kan være enige om, er det at vi ønsker å ha mye mindre kjedelig arbeid å gjøre. Det kan være  veldig  irriterende å bruke  alle vår tid på å gjøre repeterende og tidkrevende oppgaver som å legge inn data, legge de samme boksene på en hylle eller pakke varer.

Med automatisering av forretningsprosesser trenger du ikke lenger å legge all din innsats i å gjøre disse små, kjedelige oppgavene lenger. Automatisering gjør at dine ansatte kan jobbe raskere og effektivt, noe som igjen gir kundene dine en bedre bruker opplevelse, og samtidig blir hverdagens til ansatte mye enklere!

Identifikasjon og automatisering

Det første du må gjøre før du begynner å automatisere virksomheten din, er å finne ut  hvilken prosess du vil automatisere. Det er noen få trinn du må ta for å automatisere virksomheten din med hell! Vi går gjennom dem alle en etter en!

Sjekk om prosessen faktisk trenger  automatisering:

Det aller første trinnet i automatiseringsprosessen bør alltid  være å ta et øyeblikk å vurdere om prosessen faktisk krever automatisering i utgangspunktet!

Enten dere lar interne teamet analysere hele arbeidsprosesser og planlegge selv, eller har dere mulighet til å la en ekspert automatiseringsfirma som integrera.no ta over og hjelpe dere med prosessen fra start til slutt.

Siden teknologi vokser så raskt, kan forretningsprosesser og rutiner bli gamle ganske raskt og det tar ikke lang for de blir uønskede og unødvendige. Det er flere grunner til at en prosess kanskje ikke  er ideell for automatisering, selv om det ser ut til å være sånn i begynnelsen. Det kan være for komplisert jobb med mange mange tilkynttede del-prosesser og vil ta for mye tid å automatisere som gir lite avkastning på slutten. Poenget her er at ikke alt trenger å bli automatisert, og en kan fort ende opp med å kaste bort penger. Derfore, er et alltid lurt å ta en prat med eksperter som integrera.no for ein råd. 

Velg de riktige  prosessene for å automatisere:

Å velge de riktige og rette prosessene i begynnelsen kan være ganske vanskelig. Det er derfor alltid lurt å starte med det små. Samtidig velger man å automatisere altfor mange prosesser samtidig, kan fort fremdriften være langsomt og ineffektiv.

Det er viktig å sjekke hva foregår i en proses. Hvis dette er for komplek, vil det sannsynligvis være best for et at blir håndtert manuaelt og at automatiserings er ikke nødvendig.

Test prosessen:

Når du har valgt en prosess du tror er den meste passende for automatisering, er det på tide å se og observere prosessen. Sørg for å stille deg disse spørsmålene:

  • Er det mer praktisk nå?
  • Kan jeg gjøre det bedre?
  • Gikk jeg glipp av et skritt i prosessen?

Hvis svarene på disse spørsmålene viser at du er forbedret for å automatisere prosessen, så kan du gå en steg videre, ellers hvis du ender opp med å ha problemer med å svare på spørsmålene, så har vi satt sammen en liste over viktige forretningsprosesser du kan automatisere!

Enkelte prosesser som kan automatiseres i en virksomhet

Her er noen eksempler på forretningsprosessene som kan gjøre arbeidsflyten mye mer effektiv!

Identifisere og liste de potensielle kandidater:

Å ansette nye medarbeidere kan være en lang og utmattende prosess med hundrevis av CVer å lese og gå gjennom. Automatisering av den prosessen kan gjøre det mindre tidkrevende og enklere. Automatisering kan minimere arbeidsmengden knyttet til identifiserings av de rette kandidater og HR-teamet kan fokusere på de rette dokumentasjon og formelle prosesser istedet.

Kunde support:

Etter selve produktet, kunde support er den mest viktigste elemente i top kundeopplevelsen, så dette må være perfekt. Kunde support oppgaver dvs å kategorisere henvendelser, distribuere dem til kunde representanter, og svare på kundemeldinger og e-postmeldinger kan være komplisert. Prosessautomatisering kan bidra til å forenkle og automatisere disse aktivitetene, slik at du kan gi raskere svar til kundene dine.

Administrasjon av sosiale medier:

Bedriftens merkevare er avgjørende, så du må være ekstremt forsiktig mens du automatiserer markedsføringen. Når det er sagt, produserer mange bedrifter så mye innholde på så mange sosiale medieplattformer at du  trenger en slags automatisering for å holde alt i orden. De fleste organisasjoner bruker automatisering til å planlegge innlegg for publisering eller rapportering av de siste nyhetene, slik at bedriften din kan følge med!

Automatisering av e-post:

Mange ansatte bruker timer på å lese, sortere  gå gjennom, og svare på e-postene, hvorav de fleste ikke er relatert til deres primært eller fokus område. Ansatte kan få bruke automatisering til å administrere sine daglige e-postmeldinger. De kan få sende automatiske svar til noen og videresende alt annet til spesifikke mapper for fremtidig vurdering i stedet for å behandle hver melding manuelt når den kommer inn i innboksene.

Administrasjon av lokaler:

Vedlikehold og drift av kontor lokaler vanligvis bruker manuelle metoder dvs. telefonsamtaler, e-post, osv. De teknikkere eller entrepenørere kan bli uorganisert på grunn av arbeidsmengde. Her er automatiserings veldig nyttig som gjør at teamet kan få svare raskt, tilby riktig støtte og hjelpe med å logge spor av alt som ble gjort eller håndtert.

Kommunikasjon:

Det er viktig å holde teamet, forbrukere og hele nettverket informert om viktig informasjon, men å holde kontakt med alle gjennom e-post, sosiale media, og andre kanaler er både tidskrevende og ineffektivt. Med automatisering skal kundene oppdateres automatisk på ukentlig eller månedlig basis. Bedrifter kan holde kontakten med kundene sine ved å bruke automatiserte e-postkampanjer, noe som minimerer behovet for å lage og sende individuelle meldinger.

Behandler fakturaer:

Å holde oversikt over et stort antall fakturaer på ukentlig eller månedlig basis kan være slitsomt og feilutsatt når det gjøres manuelt. Automatisering kan hjelpe deg med å optimalisere fakturabehandlingen og sikre regelmessige betalinger til kundene dine. Automatisering kan også redusere menneske feil og unøyaktighet i betalingsprosessen ved å eliminere behovet for manuelt fakturabehandling.

Fordeler med programvare for automatisering av arbeidsflyt

Når du har konfigurert alt riktig, tar det ikke lang tid før du begynner å legge merke til forbedret arbeidsflyt. Her er noen av fordelene du kan få!

Sparer tid:

Utvikling av en automatiseringsstrategi for virksomheten gjør det mulig å oppdage repeterende oppgaver i organisasjonen som kaster bort tid og resursser. Hvis du for eksempel integrere alle data i et automatisert system, reduserer det antall ganger informasjon som må legges inn, noe som reduserer utgiftene knyttet til disse operasjonene. 

Du skal kunne gjøre dette selv, men hvis  du ikke kan eller bare ikke har tid, kan du ta kontakt med våre konsulenter på  Integrera  i stedet!

Økt produktivitet:

Maler og regneark er gode måter å håndtere hyppige dokumentasjonsbehov på. Automatiseringssystemet for arbeidsflyt kan inneholde grunnleggende dokumenter eller konfigurerbare maler for administrasjon av ulike typer prosjekter og forretningsaktiviteter. Disse løsningene gir økt produktivitet ved å fjerne repeterende papirarbeid og frigjør den ansattes tid til andre lønnsome oppgaver og aktiviteter.

Færre feil:

Det er umulig å drifte helt uten feil. Men aktivt gjenkjenning  og feil korrigering er noe du kan jobbe med. Det er enklere å forhindre feil i an automatisert systemet, med hvis det oppstår en, finner systemet ditt problemet, peket på det rette stedet der problem oppstådd, og gjør det enklere å takle situasjonen. Det gjør hele prosessen mye raskere!

Avsluttende tanker

Forretning prosess automatisering  er et kraftig verktøy som selskaper i de moderne dager bruker for å forbedre effektiviteten og forretningsfunksjonene. Sett dere igang med å automatisere deres forrestningsprosesser også, og den forbindelse, ikke nøl med å ta kontakt med teamet vårt på integrera!