Viktigheten av å effektivisere bedrifter gjennom automatisering

Nye apper og integrering teknologier blir stadig mer og mer populære for det gjør at selskaper kan administrere visse områder av driften på en mye  mer effektiv måte. Selv om dette har et bredt spekter av fordeler, for eksempel økt effektivitet og lavere kostnader,   skaper det en del bekymringer for ansatte som for tiden utfører automatisering og integreringsarbeid. Risikoen for å “miste jobben til roboter” får alle til å tro om roboter til slutt vil ta over hele arbeidsprosessen. Er de automatiserings roboter er virkelig flinke nok til å erstatte levende, pustende mennesker? … er det  virkelig verdt det å bytte til et automatisert system? Vil det  faktisk  gjøre  en forskjell?

Behovet for  effektiviseringsprosesser og hvordan det gjøres

La oss ta en titt  på  hvorfor  effektivisering av prosesses er så viktig før vi hopper inn i hvordan det gjøres …

Effektivisering har sin rettferdige andel av fordeler. Ting kan utvikle seg mye jevnere hvis prosesser allerede er automatiserte og integrert i systemene våre. Feil og forsinkelser reduseres når prosessene er knyttet og integrert. Vi mister “menneskelig feil” og uforutsigbarhet … Alt fungerer akkurat slik det skal.

Med effektiviseringsprosesser er dager med utskrift av store mengder papir og tildeling av en kontorist for å transportere det til neste avdeling for lengst borte. Allt i tiden går digitalt, og arbeidsflyt automatisering programvare kommer til å hjelpe med å gjøre oppgaver rask med minimalt antall ansatte. Siden det reduserer mengden papirarbeid, er det også kostnadseffektivt.

Det kan være katastrofalt å jobbe med prosesser som ikke er knyttet, integrert og automatisert. Da får man sannsynligvis også negativt konsekvenser av dette. Misfornøyde kundene, frustrerte kollegene, lange arbeidsdager med få ressurser er bare noen få problemer som feil prosesser kan forårsake.

Her er noen tips og triks for å effektivisere arbeidsprosesser og hjelpe de som opplever problemer nevnt ovenfor.

1. Sjekk forretningsprosessene dine

Mer often vil bedrifter begynne med prosessautomatisering uten først å studere det grundig bakgrunn. Det viktigste er å alltid starte med å kartlegge prosessen først på papir og eliminere repeterende og ineffektive rutiner. Ved å skrive ned hvert rutine og oppgave, kan det hjelpe med å huske hva man gjør i fremtiden hvis arbeidsprosessen bør endres, effektiviseres, eller knyttes sammen.

Det er lurt å stille noen spørsmål til ansatte om hva som irriterer dem mest og hva som fungerer best med å jobbe i din bedrift. Fra lager ansatte til leder gruppe, stiller man spørsmål til hele kontoret. Du vil da få en grunnleggende ide om hvor du skal begynne fra.

Det neste å fokusere på er å sjekke opp alderen og funksjonaliteter til maskiner og programvare som er i drift. Nøkkelen til effektivt integrering og automatisering er å forstå dem riktig og grundig. Dette kan ofte være vanskelig, og derfor er Integrerakonsulenter  alltid tilgjengelig for å hjelpe deg med å automatisere arbeidsflytene dine til maksimalt og optimalisert nivå tilpasset for deres spesifikke virksomhet.

2. Finn ut hva hovedfokuset er

Når du er ferdig med å analysere den gjeldende arbeidsprosessen, er det på tide å se etter  hovedfokuset. Prøv å finne ut mangel på dokumentasjon, uklarte instruksjoner eller feilkommunikasjon. Bestem hvilke ting som kan eller påvirker effektiviteten til gjeldende prosess eller arbeidsflyt. Fyll ut feltene for å opprette en mer tydelig versjon av arbeidsprosessen. Sørg for at den nye og forbedrede arbeidsflyten er fri for feil.

Hvis du vil gjøre ting enda mer enklere, kan du prøve å dele opp prosesser i separate del-prosesser. Det er relativt enkelt å skissere del-prosesser på papir eller å opprette et Word-dokument eller regneark. Og når prosessen er kartlagt og definert på detaljert nivå, er det enkelt å sette sammen den beste tilnærmingen og få den beste løsningen.

De fleste bedrifter bruker komplekse prosesser, noe som fører til at de skaper og opplever mange problemer. Så det er best å holde prosessen alltid så enkelt som mulig, og man bør bruke tid på å tegne en klar og tydelig bildet på forhånd

3. Nå kan du begynne å automatisere

Det er på tide for implementering. Men, før det begynner, må du sørge for at dette er forklart grundig til de ansatte og at de skjønner hva som implementeres. Det er viktig at alle er med, og at de vet hvordan den nye arbeidsprosessen og automatiserings fungerer og hva de bør gjøre for å få mest mulig ut av det.

Begynn med å automatiser noen av disse prosessene ved hjelp av forretningsløsninger. Siden de fleste virksomheter er unike og har sine egne behov, er en tilpassede utviklet applikasjon sannsynligvis være det beste løsning. Husk at hovedmålet med automatisering er å redusere ineffektivitet, og treg prosesser for maksimalt optimaliserings og få raske beslutninger og resultater.

4. Prøv den nye workflow og forberede deg på å bli vant til den

Den beste måten å finne effektiviteten av den nye forbedrede arbeidsprosessen er å teste den. For å gjøre dette må du sjekke hvordan det reagerer på det virkelige arbeidsmiljøet og dette kan testes på en reela prosjektet internt. Det er mulig å beregne hvor mye tid man sparer og kvaliteten av resultatet på selve automatisering.

Når du har testet den nye arbeidsflyten i den virkelige verden, må du være forberedt på å gjøre endringer hvis det trengs. Ikke vær utålmodig fordi nye ting tar tid å implementere. Kontroller effekten av hver prosess i arbeidsprosessen for å sikre at alt fungerer problemfritt. Hvis du trenger å gjøre noen endringer underveis, fortsett med dem.

5. Bruke et byrå for automatisering av integrasjon

Selv om de fire steg vi har diskutert ovenfor kan fungere i begynnelsen, er det faktisk mye vanskeligere i realiteten når det gjelder integrasjon og automatisering. Hvis en virksomheten ønsker å lykke med den jobben,  er tålmodighet viktig for å gjøre det riktig.

Når du begynner å jobbe med et integrasjons automatisering byrå som Integrera, vil fagfolk i Integrera sjekke prosessorene dine detaljert og forklare hva er de riktige tilpasninger for virksomheten. Helt fra starten er prosessen vårt transparent. Dere skal ha anledning til å gå inn og verifisere resultatene, alle ledd må kunne etterprøves.

Hos Integrera,  teamet vårt er klart til å veilede deg gjennom hvert steg, noe som øker sjansene for suksess for virksomheten din.

Vil du vite mer, eller vil du diskutere om hvordan deres  arbeidsprosessen kan effektivt automatiseres, så da er det bare å ta kontakt..

Her er en demo  av hvor enkelt det er å automatisere arbeidsprosessen ved Integrere!

Før vi skiller oss…

Forhåpentligvis kan disse stegene hjelpe deg med å bygge en vellykket og effektivt business  i nær fremtid.

Husk at automatisering av arbeidsprosesser gjennom integrasjon kan være akkurat det bedriften din trenger for å oppnå et gjennombrudd innen fortjeneste, kostnadsbesparelse og produktlevering.

Imidlertid vil implementering  av alle disse trinnene sannsynligvis tar mye tid og tålmodighet siden integrasjon ikke er lett og krever nøye vurdering av eksperter, spesielt hvis du virkelig vil transformere forretnings effektiviteten.

Når du kommer om bord hos oss, vil vi ta over og sørge for at vi bringer en positiv endring i virksomheten deres.

Hvis du vil lære mer om hvordan integrasjon kan hjelpe bedriften din, kan du kontakte med oss her.